Cada uno de nosotros tiene el don de las mismas 24 horas todos los días. Sin embargo, es la forma en que se utiliza esas horas lo que marca la diferencia en su propia productividad.
La productividad laboral no es lo mismo que estar ocupado o hacer todo lo posible en un corto período de tiempo. De hecho, los expertos definen la productividad como la participación activa en un trabajo significativo, mientras que la calidad de la producción es igual o mayor que la cantidad de tiempo que se dedica a ella.
Ser productivo es usar su tiempo sabiamente para crear resultados de alta calidad sin distracciones o interrupciones que le hagan perder el tiempo.
Ahora bien, implementar algunos consejos clave de productividad y técnicas de administración del tiempo puede ser todo lo que necesita para alcanzar nuevas alturas en su vida profesional.
Es por eso que comparto los mejores consejos para aumentar la productividad que son lo suficientemente simples para que los implementes hoy mismo, según el consultor de productividad Brian Tracy.
Organice sus tareas diarias con una lista de tareas pendientes
Uno de los consejos de productividad más importantes que puede adoptar es usar listas de tareas pendientes. Uso listas de tareas todos los días, y la mayoría de las personas exitosas también lo hacen.
Cree una lista maestra con todas las tareas que necesita realizar para alcanzar sus objetivos. A continuación, basará sus listas de tareas diarias en estas tareas, así como en las tareas diarias personales y relacionadas con el trabajo que debe realizar.
Ya sea que mantenga su "lista de tareas pendientes" en un cuaderno, en un calendario o en una aplicación para su teléfono, anotar las tareas que necesita completar es una excelente manera de mantenerse organizado y ser más productivo.
Simplemente hay algo acerca de escribir una lista de tareas que hace que una persona esté más motivada para completarlas y eliminarlas de la lista una por una. Cuando una lista de cosas por hacer está en tu cabeza, es poco más que algo por lo que estresarte. Sin embargo, cuando se escribe una lista de cosas por hacer, se convierte en un plan de acción.
Escribe tu lista el día anterior
Antes de terminar cada día de trabajo, planee con anticipación escribiendo su lista de tareas pendientes para el día siguiente. Marque las cosas que logró hoy y determine cuáles de las mismas tareas u otras tareas deben realizarse mañana.
Planificar el trabajo del día siguiente con anticipación de esta manera le permite preparar su mente para el próximo trabajo y también le permite sumergirse directamente en su lista de tareas pendientes en el momento en que comienza la jornada laboral.
Alternativamente, puede pasar unos momentos antes de irse a la cama haciendo o revisando su lista de tareas pendientes. Mientras duerme, su mente subconsciente puede comenzar a trabajar en nuevas ideas y ayudar a resolver problemas complejos que mejorarán la productividad a lo largo del día.
Priorice su lista de tareas pendientes
Una vez que haya creado su lista, clasifique sus artículos en el orden en que planea completarlos. Ponga un número uno junto a su primera tarea, un dos junto a su próxima tarea, y así sucesivamente hasta que todos sus artículos estén ordenados.
El tiempo de algunas de sus tareas será dictado por elementos ya programados para usted a lo largo del día, como reuniones personales, o por zoom, citas, un descanso para almorzar, tramites, lectura, o ejercicios.
La gestión del tiempo de otros elementos dependerá de usted, por lo que aquí es donde aplicará importantes trucos de productividad. Una de las estrategias de productividad más cruciales que puedo recomendar es comenzar el día con las tareas más importantes primero.
Aborde primero la tarea más importante
Si puede completar su tarea más crucial desde el principio, podrá continuar su día sabiendo que lo peor ha quedado atrás en lugar de pasar el día estresado por una tarea que puede estar temiendo.
Llamo a este consejo de productividad comer esa rana. Si comes esa rana a primera hora, el resto del día solo puede ser mejor. Puedes comprar el libro de Brian Tracy: Cómete ese sapo, para complementar esta área que te hablo.
Dado que el estrés y la preocupación son los enemigos de la productividad, abordar la tarea más difícil de su lista de tareas pendientes a primera hora es una forma efectiva de ser más productivo.
Las tareas importantes son aquellas que tienen un plazo ajustado y deben entregarse ese día o poco después. Si cada una de sus tareas tiene plazos igualmente importantes, la tarea más esencial es la que lo acercará más a lograr sus objetivos de vida más importantes.
Tu primera tarea del día también puede ser una que otra persona está esperando que completes para poder dar el siguiente paso en un proyecto o hacer lo siguiente en su lista de tareas pendientes.
Agrupar tareas similares juntas
También recomiendo el procesamiento por lotes de tareas, una técnica de gestión del tiempo en la que agrupa tareas relacionadas para completarlas en el mismo período de tiempo.
Puede agrupar tareas similares por el nivel de esfuerzo que requieren, el tipo de acciones que necesita realizar o por el proyecto.
El procesamiento por lotes de tareas aumenta la productividad al minimizar el cambio de contexto. El cambio de contexto es lo que tu cerebro tiene que hacer cuando pasas de una tarea a otra.
La investigación revela que su cerebro puede tardar un promedio de 23 minutos en volver a concentrarse productivamente en una tarea una vez que lo interrumpen. Eso es mucho tiempo perdido.
Los beneficios de agrupar tareas similares incluyen una mayor productividad laboral y mayores niveles de concentración. Las personas que realizan tareas por lotes están menos estresadas, menos frustradas y requieren una menor carga de trabajo mental para ser productivas. Esta estrategia de productividad ahorra la cantidad de tiempo que pasa trabajando en una tarea y disminuye el agotamiento.
Dividir proyectos grandes en tareas pequeñas
Tener grandes proyectos que se avecinan puede sentirse abrumador y conducir a la procrastinación. En lugar de ver los proyectos grandes como siniestros, divídalos en tareas pequeñas que pueda abordar una a la vez.
Comience desde el principio y determine qué debe completarse primero. Programe las tareas restantes para que todas se completen antes de la fecha límite. Darte unos días o semanas para completar un gran proyecto creativo reducirá el estrés y te ayudará a sentirte productivo cada día que estés revisando las tareas más pequeñas.
Comience temprano en su tarea más temida
Así como los grandes proyectos pueden arrojarnos a un pozo de productividad de procrastinación, las tareas temidas son aún peores. Podemos tender a posponerlos durante largos períodos de tiempo, diciéndonos una y otra vez que los haremos más tarde.
El problema que surge con demasiada frecuencia es que pasamos más horas preocupándonos por ser productivos en estas tareas de las que realmente dedicamos a completarlas. El estrés resultante reduce nuestra productividad y afecta nuestra salud mental y física.
En lugar de posponer las tareas que no quiere hacer, disciplínese para quitarlas de inmediato y desafíese incluso a completarlas un día antes de lo previsto.
Utilice la estrategia de productividad de establecer plazos a su favor. Pocas cosas son más motivadoras que los plazos, y puede aprovechar esto estableciendo límites de tiempo realistas y autoimpuestos en las tareas que necesita completar.
Si puede tratar estos límites de tiempo con toda la seriedad con la que trataría una fecha límite oficial, entonces su productividad seguramente se beneficiará.
Aprende a decir “NO”
Nada acaba con su productividad como morder mucho más de lo que puede masticar. Comprometerse demasiado con más trabajo del que realmente puede completar solo genera estrés y preocupación, lo que puede dificultar la finalización de cualquier trabajo.
Si bien no desea quedarse corto en cuanto a la cantidad de trabajo que puede completar en un tiempo determinado, también desea evitar asumir más de lo que puede manejar. Es un buen equilibrio, pero es importante encontrarlo si desea ser lo más productivo posible.
Proteja sus prioridades
Entonces, ¿cómo sabe a qué decir que no sin decepcionar a sus compañeros de trabajo, limitar sus oportunidades en el trabajo o decepcionar a sus seres queridos?
La clave es saber cuáles son tus prioridades. Tus prioridades son las cosas que más valoras en la vida e, idealmente, están directamente relacionadas con tus objetivos de vida.
Si uno de sus objetivos principales es ahorrar dinero para el pago inicial de una casa para fin de año, y ha determinado que necesitará una cierta cantidad de ganancias adicionales cada semana para hacerlo, entonces debe rechazar las solicitudes adicionales que lo alejan de su meta de generación de ingresos.
Si su objetivo es enviar su primera novela o libro a una editorial en dos meses, entonces debe priorizar y dedicar sus horas más productivas a escribir y pedir el apoyo de familiares y amigos mientras se concentra en las tareas importantes que debe realizar.
Tómese el tiempo para reflexionar sobre cuáles son sus prioridades y escríbalas. Las personas altamente productivas tienen una visión clara de hacia dónde se dirigen en función de sus valores, y establecen y toman medidas a diario sobre las metas que los llevarán allí.
Delegar tareas a otros
Otra forma de administrar su productividad cuando tiene demasiadas tareas o responsabilidades es delegar el trabajo a otros miembros del equipo.
Determine qué tareas requieren sus talentos, conocimientos y habilidades específicos y cuáles pueden ser completadas fácilmente por otros. Puede ser difícil al principio delegar en otros, pero tanto usted como los miembros de su equipo pueden beneficiarse del uso de este impulsor de la productividad.
Cuando le da una responsabilidad a otra persona, le da la oportunidad de aprender nuevas habilidades, formar nuevas ideas y hacer crecer su base de conocimientos. A su vez, le permite dedicar su tiempo más productivo a las tareas que hacen el mejor uso de sus habilidades únicas.
Delegar suele ser una situación beneficiosa para todos los involucrados cuando se hace de manera equitativa y estratégica.
Si necesita pagarle a alguien por aceptar su trabajo, su mayor productividad inevitablemente compensa el dinero adicional gastado en salarios y el tiempo inicial en capacitación.
Detén la multitarea
Si bien la multitarea puede parecer una manera fácil de aumentar su productividad, tiende a terminar logrando exactamente el propósito opuesto. Cada vez que divides tu atención entre múltiples tareas, tanto tu productividad como la calidad de tu trabajo seguramente se verán afectadas.
La investigación de la Universidad de Stanford en los Estados Unidos de Norteamérica, muestra que la multitarea no solo disminuye la productividad, sino que también aumenta el estrés, afecta negativamente su estado de ánimo y disminuye la motivación.
Cuando realiza múltiples tareas, su atención se divide entre dos o más tareas, sin prestar nunca toda su atención o pensar profundamente en una tarea. Esta falta de concentración hace que sea más difícil procesar la información de manera eficiente o incluso comprender completamente lo que está escuchando, leyendo, escribiendo o haciendo.
Como resultado, es propenso a cometer más errores, lo que reduce la calidad de los resultados y le cuesta tiempo y esfuerzo precioso para corregir errores o cosas peores.
La multitarea también hace que sea difícil o imposible recordar cosas porque, en primer lugar, nunca te concentras realmente en la información.
En lugar de realizar múltiples tareas, preste toda su atención a una tarea hasta que la complete antes de pasar a la siguiente. Descubrirá que tanto su productividad como su calidad de vida aumentan.
Reconozca sus picos y valles de productividad
Todos tenemos un ritmo natural que determina cuándo estamos más alertas y, por lo tanto, más productivos.
Muchas personas son más productivas en las primeras horas de la mañana. Otros, sin embargo, pueden hacer su mejor trabajo a altas horas de la noche o a media tarde. Determina cuándo eres personalmente más productivo y utiliza esas horas para su máximo beneficio.
Puede usar varias técnicas diferentes para averiguar si es una persona madrugadora o noctámbula, como herramientas de productividad o el seguimiento de su tiempo y actividades durante una semana o un mes para ver qué patrones se desarrollan.
Sin embargo, lo más probable es que sepas si prefieres levantarte temprano o quedarte despierto hasta tarde, y puedes saber cuándo te falta energía durante el día o la noche.
Programe sus tareas más intensas y analíticas durante sus horas más productivas y guarde las cosas serviles o que aburren la mente para cuando su energía y enfoque generalmente se retrasen.
Siga un horario
En función de sus picos y valles de productividad, cree un cronograma diario y semanal y sígalo. Crear un horario ayuda a evitar que pierda el tiempo, le permite reservar tiempo para sus tareas más importantes, ayuda a evitar la procrastinación y le permite establecer expectativas realistas de lo que puede completar durante el día.
Muchas personas son más productivas cuando programan horas específicas para hacer llamadas telefónicas y responder correos electrónicos. Como estos elementos tienden a causar numerosas interrupciones a lo largo del día, a menudo es mejor programar un bloque de tiempo en la mañana, tarde y noche para atenderlos.
Esta práctica también lo ayuda a aprovechar las ventajas de agrupar elementos similares y evitar las trampas de la multitarea. Seguir un horario regular también te ayuda a establecer una rutina y crear estructura y disciplina en tu vida, que también son claves para la productividad.
Date descansos regulares
Al escribir su horario, es importante agregar descansos regulares a lo largo del día. Aunque tomarse tiempo fuera del trabajo puede parecer que lo haría menos productivo, los descansos en realidad aumentan la productividad.
Si tiene un trabajo de escritorio o se sienta frente a una pantalla la mayor parte del día, levantarse para caminar aumenta el flujo sanguíneo y revitaliza los músculos cansados.
Un descanso de su trabajo lo ayuda a retener la información en la que se ha estado concentrando y permite que nuevas ideas fluyan a su mente.
Haz que tus descansos sean productivos moviéndote, rehidratándote o comiendo un refrigerio saludable. Incluso un microdescanso puede ser productivo. Cuando encuentre que su energía disminuye o su mente divaga, cierre los ojos durante un minuto o estírese durante 20 segundos.
Los expertos tienen diferentes opiniones sobre la frecuencia con la que debe tomar un descanso durante el trabajo, así que experimente para descubrir qué funciona mejor para usted. Mientras que algunos dicen que las personas más productivas trabajan alrededor de una hora y toman un descanso de 15 minutos, otros sugieren trabajar de 75 a 90 minutos antes de descansar.
Priorice su salud
Cuanto más sano esté, más productivo podrá ser. Las personas sanas tienen menos probabilidades de enfermarse y tener que faltar al trabajo o sufrir dolencias que les impiden rendir al máximo.
Las personas sanas son generalmente más felices y capaces de lograr un buen equilibrio entre el trabajo y la vida. Esto significa que pueden dedicar un enfoque altamente productivo durante el tiempo de trabajo mientras buscan tiempo personal después de las horas.
Nutre tu vida personal
Dedicar tiempo a tu familia y a tus intereses personales mejora tu salud mental. Cuando se toma el tiempo para fomentar las relaciones con las personas que son más importantes para usted, es menos probable que se distraiga con preocupaciones o sentimientos de culpa por no estar pasando suficiente tiempo con ellos.
Cuando cree sus horarios diarios y semanales, reserve tiempo para sus seres queridos a la hora de las comidas, por la mañana y por la noche, y los fines de semana cuando esté fuera de la oficina. No lleve su trabajo a casa siempre que sea posible. Recuerde que pasar más tiempo trabajando no equivale a logros productivos.
Fomenta también tus intereses personales, como los pasatiempos y las actividades que disfrutas. Sentirse satisfecho fuera del trabajo hace que sea más fácil para usted ser productivo cuando está trabajando.
Haz ejercicio físico regular
Mantenerse activo también es clave para estar sano y ser productivo. Muchas personas disfrutan de comenzar el día con ejercicio a primera hora de la mañana. Mejora tus niveles de energía, te hace sentir más tranquilo durante el día y puede mejorar tu capacidad de concentración.
El ejercicio regular lo ayuda a mantener una buena postura, lo cual es importante para sus niveles de energía cuando está sentado en un escritorio o de pie durante largos períodos durante el día.
Cuida tu salud mental
Si bien los descansos pequeños y regulares durante el día mejoran su bienestar mental, a veces se necesitan descansos más largos, como un fin de semana largo o unas vacaciones completas. Asegúrese de aprovechar al máximo los días de vacaciones que se incluyen en sus beneficios. Tomarse un tiempo fuera del trabajo le permite sentirse renovado, obtener una nueva perspectiva y aumentar su productividad en el trabajo.
Si trabaja por cuenta propia, también debe darse tiempo libre regularmente. Puede ser tentador trabajar las 24 horas cuando trabaja desde su casa o en su propio lugar de trabajo. Pero recuerde delegar y programar tiempo libre para que pueda ser más productivo con el tiempo que reserva para construir su negocio y disfrutar del éxito que está creando.
Duerme lo suficiente
Dormir lo suficiente es un componente crucial de su productividad. Cuando estás privado de sueño, tu cerebro no puede funcionar a su máxima capacidad. Esto conduce a un aumento de errores y un rendimiento lento.
Proteja sus horas de sueño para que pueda venir a trabajar renovado y rejuvenecido. Los expertos en sueño recomiendan que la mayoría de los adultos duerman al menos siete horas para un bienestar y una salud óptimos.
Dormir lo suficiente restaurará su función cerebral y le permitirá estar completamente alerta y comprometido en el trabajo.
Deshazte de las distracciones
Hoy vivimos en un mundo que ofrece una interrupción y una distracción tras otra. Si desea ser lo más productivo posible, es esencial eliminar tantas de estas interrupciones como sea posible.
Para trabajar de manera eficiente, apague las distracciones de sus dispositivos que tienden a hacerle perder el tiempo, como las redes sociales y las notificaciones por correo electrónico. Reduzca las notificaciones emergentes en su computadora a solo las esenciales y sensibles al tiempo.
Cuando sea necesario, enciérrese en una habitación y, si puede, deje su teléfono en otra habitación. Tome todas las medidas que pueda para minimizar las distracciones de su entorno para que todo lo que quede sea usted y el trabajo que debe completarse.
Mejorar la productividad cuando se trabaja de forma remota
Hoy en día, el lugar de trabajo moderno es para muchos una oficina en casa. Como tal, se necesitan habilidades y atención especiales para crear un ambiente de trabajo libre de distracciones.
Informe a su familia o compañeros de casa sobre su horario de trabajo y pídales que minimicen las interrupciones cuando esté trabajando, eligiendo en cambio hablar con usted durante sus descansos.
Si prefiere el bullicio de una cafetería o un espacio de trabajo compartido para hacer su trabajo, asegúrese de que las actividades de los demás a su alrededor no le impidan ser productivo.
Investigaciones recientes muestran que la productividad puede aumentar en un 77 % trabajando desde casa desde la pandemia a medida que más personas descubren el valor que tiene el trabajo remoto para aumentar la productividad y el bienestar general.
Utilice los consejos de administración de correo electrónico y las herramientas de productividad
Para reducir el tiempo que los correos electrónicos le quitan a su día, cancele la suscripción a listas o boletines que no lea, o envíelos directamente a una carpeta para que no llenen su bandeja de entrada.
Practique la regla de un minuto cuando responda correos electrónicos para ahorrar tiempo: si le tomará un minuto o menos responder un correo electrónico, hágalo de inmediato.
Use aplicaciones de teléfonos inteligentes para organizar sus tareas diarias y semanales. Aproveche las herramientas de productividad que lo ayudan a administrar las distracciones, organizar su calendario y administrar proyectos.
Mantenga un espacio limpio
Un espacio de trabajo ordenado promueve la productividad al mantenerlo organizado para que no pierda el tiempo tratando de encontrar documentos o suministros importantes. A menudo, nuestro entorno también influye en nuestro estado de ánimo. Cuando su área de trabajo está limpia y organizada, su mente también se siente más organizada y eficiente.
Practica la regla de los dos minutos
El consultor de productividad David Allen creó la regla de los dos minutos para aumentar los niveles de productividad. La regla establece que si algo te lleva menos de dos minutos, hazlo ahora.
Seguir esta regla disminuye la procrastinación y marca de manera eficiente más elementos de sus listas de tareas pendientes. Puede requerir más fuerza de voluntad forzarse a hacer las cosas cuando es más tentador posponerlas, pero hacerlo disminuirá la cantidad de tiempo que se siente estresado o abrumado por tener demasiado en su plato.
Comienza a darse más tiempo con estos consejos de productividad
Espero que utilice las estrategias de productividad para ayudarlo a aumentar su éxito en el trabajo, así como personalmente. Encuentre los que funcionan mejor para usted y comience hoy mismo a aumentar su productividad. Y para ayudarlo a obtener un impulso adicional, en las proxima publicación voy a proporcionar una plantilla a modo de plan de desarrollo personal gratuita para ayudarlo a optimizar su éxito y lograr sus objetivos.
Para tu éxito,
Juan Chirinos.