Una mamá de mis alumnos del Club de Lectura, nos compatió una imagen de la técnica de Pomodoro (que podrás verla al final del artículo). Hasta ese momento no la conocía y me impactó desde el primer momento por su simplicidad y su aporte de gran valor y no dudé en investigar más y adquirí su libro.
Se trata de un método de gestión del tiempo desarrollado por Francesco Cirillo, que se basa en dividir el tiempo en intervalos de trabajo de 25 minutos, seguidos de breves descansos. El nombre de la técnica proviene de un temporizador de cocina en forma de tomate (pomodoro en italiano) que el autor utilizaba para medir los intervalos de tiempo.
El objetivo es mejorar la concentración y productividad al trabajar en bloques de tiempo definidos y tomar descansos regulares para recargar energías ⚡️.
Además, la técnica fomenta la eliminación de distracciones y la priorización de tareas. No esperé mas y aquí te dejo el resumen del libro. ¿Estás listo?...
Los intentos de Cirillo por evitar las distracciones
Imagínate la escena: un pequeño pueblo al norte de Roma en 1987. Un joven se esfuerza por terminar de leer un libro de sociología para sus exámenes universitarios. Tiene que terminar tres de ellos en un breve periodo de tiempo y empieza a preocuparse. Para intentar concentrarse, utiliza un sencillo temporizador de cocina.
Así nació la técnica Pomodoro.
Después de la primera sesión, a la que llamó «Pomodoro», Cirillo quiso empezar otra casi inmediatamente. Su confianza crecía, sabía que podía terminar la tarea que tenía por delante. Cada vez quedaban menos páginas del libro.
“Las sesiones de trabajo se denominan Pomodoros, y se alternan con pequeñas pausas. Esta técnica fue creada en 1987 y ha ayudado a millones de personas en todo el mundo a superar la procrastinación.”
Cirillo se dio cuenta de que las distracciones a las que se enfrentaba provenían de su propia mente. Su estrés se centraba en la necesidad de terminar los libros y su mente trabajaba en su contra, tratando de distraerle en cada momento mediante la procrastinación. Seguro que tú también te has enfrentado a esta situación muchas veces.
Aprender a concentrarse no es fácil, pues las interrupciones internas y externas nos acechan constantemente. Tal vez notes que te ruge el estómago y decidas pedir algo de comida, o tal vez oigas el zumbido de tu teléfono, informándote de un nuevo correo electrónico. Aprender a manejar estas distracciones e interrupciones es la clave para gestionar el tiempo de forma más eficaz. La técnica Pomodoro te permitirá concentrarte, y a la vez hacer frente a cualquier cosa que desvíe tu atención.
“Las interrupciones internas y externas son inevitables, pero lo que cuenta es cómo las afrontas. Centrar tu mente con un método estructurado te ayudará”.
Cirilo sugiere que anotes cualquier pensamiento intrusivo que te venga a la cabeza, como el deseo de consultar tus redes sociales y ocuparte de ellas mientras estás en tu descanso. De este modo, no los ignorarás y los obligarás a manifestarse, y al mismo tiempo progresarás.
“La aparición de tantas interrupciones internas es la forma que tiene nuestra mente de enviarnos un mensaje: no estamos a gusto con lo que hacemos.”
¿Te distrae el tic-tac del reloj?
El día tiene un número limitado de horas. Cuando tienes muchas cosas que hacer en esas horas, puede parecer que el tiempo juega en tu contra. Es fácil ver la falta de tiempo como una barrera para hacer lo que tienes planeado, pero puedes conseguir que el tiempo sea tu amigo si te organizas mejor.
Para muchas personas, tener un plazo que cumplir o escuchar el tic, tac, tic, tac de un reloj es una distracción en sí misma. Esto hace que se apresuren en el trabajo, que cometan errores y que no dediquen el suficiente esfuerzo a la tarea en cuestión. Todo esto son oportunidades perdidas. La técnica Pomodoro tiene como objetivo ayudarte a ajustar el número de horas que tienes disponibles en el día en función de lo que necesitas hacer. Te da el control y evita que sientas que una fecha límite es una razón para entrar en pánico o procrastinar. La técnica también te permite hacer un seguimiento de tus progresos y aprender a trabajar de forma más eficaz en el futuro.
“El tiempo es algo que fluye y que se puede utilizar con eficacia.”
Cirillo descubrió que existen dos conceptos principales a los que se enfrenta la gente con respecto al tiempo. El primero se llama «devenir» y el segundo, «sucesión de acontecimientos». El devenir suele ser el que provoca más estrés y presión porque siempre parece que no hay suficientes horas en el día. El devenir es un concepto de tiempo que lleva a medir, por ejemplo, un número determinado de horas antes de tener que salir de casa para ir a algún sitio, lo que supone una presión adicional para completar las tareas.
La sucesión de acontecimientos abarca las cosas que haces como parte de tu rutina diaria, por ejemplo, levantarte de la cama, tomar tu café, lavarte los dientes, vestirte, etc. El devenir es mucho más problemático porque puede provocar una sensación de fracaso. Cuando sientes que no vas a conseguir lo que tienes que hacer, puedes sentirte fácilmente como un esclavo por la falta de tiempo.
“El «devenir» del tiempo a menudo provoca estrés, porque nos lleva a contar las horas y los minutos, entendiendo que solo disponemos de una cantidad de tiempo limitada para completar nuestras tareas.”
Por lo tanto, la técnica Pomodoro está diseñada para que te centres en el devenir y te ayuda a sentirte con mayor control, reduciendo la cantidad de estrés que sentirás. Te permite centrarte en la tarea que necesitas realizar y evitar las interrupciones durante tus Pomodoros. También sirve de motivación y te ayudará a alcanzar tus objetivos generales, ya sea a corto o largo plazo.
La técnica Pomodoro tiene tres objetivos principales:
Ayudarte a ver el tiempo de una manera que no te haga experimentar estrés o ansiedad.
Ayudarte a utilizar tu cerebro de una forma más precisa y concentrada.
Utilizar herramientas de registro y mejora para ayudarte a mejorar tu rendimiento a lo largo del tiempo.
La otra buena noticia adicional es que la técnica Pomodoro es en realidad muy sencilla una vez que profundizas en los detalles.
¿Sabías que...? Más de dos millones de personas en todo el mundo ya utilizan la técnica Pomodoro para mejorar su rendimiento diario.
Las cinco fases de la técnica Pomodoro
La técnica Pomodoro consta de cinco fases principales.
Muchas personas pasan por alto los pasos adicionales y se centran solo en los bloques de trabajo y las pausas correspondientes. Sin embargo, esto significa que no le estás sacando el máximo provecho.
Las cinco fases de la técnica son:
• Planificación.
• Seguimiento.
• Registro.
• Procesamiento.
• Visualización.
“Utilizar las cinco etapas de la técnica Pomodoro supone mejorar continuamente el rendimiento y no limitarse a terminar el trabajo del día.”
La primera etapa es la de planificación. En este punto, te sientas y piensas en lo que tienes que hacer ese día, creando una lista de prioridades. A continuación, trabajas a través de tus Pomodoros y descansos, pero al mismo tiempo haces un seguimiento de tu progreso, lo que te proporcionará importantes mediciones sobre el tiempo que te llevan ciertas tareas y la cantidad de energía que requieren. El registro es una actividad que realizas al final de cada día que te ayudará a repasar tu rendimiento y a identificar patrones.
Procesar significa que tomas los datos que has recopilado de tu trabajo diario y los conviertes en información útil, por ejemplo, aprendiendo que una tarea determinada te lleva por cantidad de tiempo, o que una distracción específica es un problema para ti. El último paso es la visualización, que te da la claridad mental necesaria para concentrarte en el trabajo del día siguiente.
Para utilizar la técnica Pomodoro no necesitas ningún equipo sofisticado, solo un temporizador de cocina que te permita controlar el tiempo, que tenga una alarma y que te deje ver la cantidad de tiempo que te queda. También necesitas folios para hacer un seguimiento y anotar la información. Puedes utilizar hojas ya impresas o registrar la información en una tabla que tú mismo hayas elaborado.
“Todo lo que necesitas es un temporizador de cocina estándar y unas cuantas hojas de papel. El resto es cuestión de concentrarse durante los Pomodoros.”
Cómo organizar los Pomodoros
Cuando Cirillo creó la técnica Pomodoro, tuvo que experimentar con el número de Pomodoros, también conocidos como bloques de trabajo, en relación con el número de descansos y su duración. Llegó a la conclusión de que un Pomodoro completo debía durar treinta minutos, con un bloque de trabajo de veinticinco minutos, seguido de un descanso de cinco minutos.
“Un Pomodoro tradicional incluye 25 minutos de trabajo y una pausa de 5 minutos, hasta completar un ciclo que se repite cuatro veces. Después de cuatro Pomodoros, haz una pausa más larga de entre 15 y 30 minutos.”
Tu primera tarea es identificar las cosas que necesitas hacer ese día y escribir una lista en orden de prioridades. Evidentemente, debes empezar por la tarea más urgente. A continuación, toma tu temporizador de cocina y programa veinticinco minutos, para poder ver en todo momento el tiempo que queda en ese bloque de trabajo. Empieza a trabajar y céntrate por completo. No te preocupes por nada más, simplemente concéntrate en la tarea que has elegido.
Los bloques de trabajo no se pueden dividir, y deben ser 25 minutos completos.
Cuando empiece a sonar el temporizador de cocina, deja de trabajar, pon una X junto a la tarea en la que estabas trabajando, utilizando la hoja que has preparado, y a continuación haz un descanso de cinco minutos. Es importante que te tomes los cinco minutos completos y que no sientas la tentación de trabajar un par de minutos más. Esta pausa es fundamental para que tu cerebro descanse y se reconcentre, listo para el siguiente bloque.
“Durante las pausas cortas, haz algo que te beneficie. Puede ser tomar algo, estirar, cerrar los ojos, hacer ejercicios de respiración profunda o dar un pequeño paseo.”
Durante tus descansos, haz algo completamente diferente al trabajo. Ve a buscar fruta a la nevera o un vaso de agua. Estira los músculos o levántate y camina. No caigas en la tentación de pensar o hablar del trabajo durante esta pausa.
Una vez que hayan pasado los cinco minutos, dispón el temporizador para otros veinticinco minutos y vuelve al trabajo, repitiendo el proceso cuatro veces. Una vez que hayas completado cuatro bloques de trabajo, debes hacer una pausa más larga. Puede ser de quince a treinta minutos. Durante esta pausa más larga, puedes revisar tus mensajes de voz o tus correos electrónicos, dar un paseo, tomar un café, hacer estiramientos, pero no hagas nada que desgaste tu cerebro.
“Durante la pausa más larga, evita cualquier cosa que requiera mucha concentración. Dar un descanso a tu cerebro significa que tu siguiente bloque de Pomodoros será más productivo que el anterior.”
Se ha demostrado que trabajar en estos breves intervalos con descansos regulares es mucho más productivo y específico que intentar hacerlo durante periodos de tiempo más largos. También reduce el número de errores que se cometen y evita la procrastinación.
Céntrate en reducir las interrupciones
Al principio es probable que te resulte difícil lidiar con las interrupciones. Es probable que te hayas acostumbrado tanto a permitir que las interrupciones detengan tu progreso, que automáticamente dejes de hacer lo que estabas haciendo y les prestes atención. Para ser más productivo, debes evitar dejarte llevar por ellas y permitir que tu actividad continúe.
“Las interrupciones aparecerán siempre, es fundamental aprender a gestionarlas y no dejar que detengan tu trabajo.”
Entre las interrupciones habituales en el trabajo se encuentran parar para contestar al teléfono, revisar el correo electrónico o que un compañero te haga una pregunta. Debes manejar interrupciones tanto internas como externas. Las internas están en tu propia mente, son pensamientos intrusivos y cosas que recuerdas mientras trabajas. Las externas son mucho más comunes, como un correo electrónico que aparece en tu pantalla o alguien que te pide que le ayudes con una tarea.
La clave para conseguir una mayor productividad es aprender a gestionar estas interrupciones y no permitir que afecten negativamente a tu flujo de trabajo. Cirillo recomienda llevar un registro del número de interrupciones a las que te enfrentas, colocando un apóstrofe junto a la tarea en la que estás trabajando mientras registras tu información del Pomodoro. Esto te permitirá comprender de dónde proceden la mayor parte de tus interrupciones y con qué frecuencia permites que te desvíen de tu camino.
Lo más importante que tienes que recordar es que no debes interrumpir un Pomodoro a la mitad para cambiar de tarea. Por ejemplo, si un compañero de trabajo se acerca para pedirte que le ayudes con algo y estás en la mitad de un Pomodoro, no debes alejarte del temporizador y permitir que la interrupción detenga tu progreso. Debes explicarle a la persona que estarás con ella en breve y continuar hasta que suene.
“Una vez que un Pomodoro comienza, debe terminarse.” Francesco Cirillo
No debes permitir que la presencia de interrupciones externas te provoque un estrés adicional, simplemente acepta que pueden llegar y llegarán. Sin embargo, puedes cambiar tu forma de responder. Por ejemplo, si suena el teléfono, deja que salte el buzón de voz y revísalo en tu pausa más larga. Desactiva las notificaciones del correo electrónico y comprueba tus mensajes más tarde. Pon tu teléfono en silencio y colócalo boca abajo en tu escritorio o en un cajón. Explica a cualquiera que te interrumpa verbalmente que le responderás en breve.
“Identifica las interrupciones habituales y busca la manera de reducir su impacto. Una vez que comienza un Pomodoro, debes terminarlo, cueste lo que cueste.”
El Pomodoro debe ser completado una vez que se empieza, esta es la regla más importante de la técnica.
Utiliza la técnica Pomodoro para que los equipos de trabajo sean más eficaces.
La técnica Pomodoro también puede utilizarse para que el trabajo en equipo sea más eficaz y productivo. Requiere un poco de organización adicional, pero una vez que se pone en práctica funciona muy bien para que todo el mundo mantenga el rumbo.
Cada vez son más las empresas que aplican el concepto de trabajo en equipo para aumentar la productividad. El problema del trabajo en equipo es que a menudo hay varias tareas que coordinar y un solo objetivo, lo que puede hacer que los empleados se equivoquen o que el trabajo se retrase. Las interrupciones también son más comunes porque hay más personas involucradas.
El uso de la técnica Pomodoro es muy beneficioso para los equipos. No solo garantiza el buen desarrollo del trabajo, sino que también puede reducir el número de conflictos entre compañeros, así como los errores y las interrupciones, además de mejorar la comunicación.
“El uso de la técnica Pomodoro en el trabajo en equipo significa que el objetivo general se cumple, a la vez que mejora la eficacia del conjunto del equipo.”
Cuando se utiliza la técnica Pomodoro para equipos, todos sus miembros trabajan de acuerdo con un Pomodoro, pero si el equipo es grande, es necesario subdividirlo. Emplear un único Pomodoro para un equipo grande no funcionaría, porque todos tendrían los descansos al mismo tiempo. Sin embargo, en los equipos pequeños estos sí pueden coincidir. Dado que en los equipos pequeños participan pocas personas, también se pueden adaptar a los distintos ritmos y necesidades de sus miembros.
“Es necesario crear equipos pequeños para que la técnica Pomodoro sea eficaz.”
Utilizando la técnica Pomodoro dentro de los equipos, puedes asegurarte de que se cumplen los objetivos y de que se respetan los plazos.
La gestión del tiempo cambiará toda tu visión sobre el tiempo dedicado al trabajo.
Aunque la técnica Pomodoro tiene reglas establecidas, es importante recordar que cada persona es diferente. Es posible que un día determinado te sientas cansado y necesites ajustar un poco tus descansos para poder mantener la productividad. En esta situación, podrás tomarte un descanso completo de treinta minutos al final de tu serie de cuatro Pomodoros, en lugar de solo quince. Sin embargo, a veces puede que sientas que tienes más energía, en ese caso sí deberías tomarte únicamente quince minutos de descanso.
“Si un día te sientes especialmente cansado, no sientas que tienes que ir más allá de tus límites. Adapta tus tiempos y descansa con regularidad.”
Cirillo también sugiere que si te sientes especialmente cansado, puedes tomarte hasta diez minutos como pausa en tu breve descanso Pomodoro, pero nunca sobrepasar esta cantidad, ya que se rompería tu nivel de concentración. Se trata de marcar el ritmo y conocer tus propios límites de cada día.
Empezarás a sentir que tu percepción de lo que significa el tiempo para ti también cambiará a medida que utilices más y más la técnica Pomodoro. Te resultará más fácil concentrarte y tu confianza aumentará por lo productivo que estarás siendo. Es probable que el tiempo también vaya más rápido a medida que avanzas hacia el segundo o tercer Pomodoro del día; no es raro que el primer Pomodoro te parezca algo más lento, al menos hasta que tu concentración y tus niveles de energía aumenten.
“Cuanto más productivo seas, mejor te sentirás. La técnica Pomodoro cambiará tu percepción del tiempo, dejando el control en tus manos.”
Puede que al principio te moleste el tic-tac del temporizador de la cocina, pero sigue con él porque cuanto más te des cuenta de la eficacia de la técnica, mayor será tu tranquilidad. Notarás que eres tú quien tiene el control y que has descubierto un método que realmente te funciona. Sin embargo, esto no significa que cada Pomodoro vaya a ser superproductivo. Cuando no lo sea debes saber que el siguiente será mejor y sentir la satisfacción por lo que hayas logrado completar, a pesar de las interrupciones o los problemas de ese Pomodoro en concreto.
Conclusión
La Técnica Pomodoro ha transformado la vida de muchas personas. Aprender a tomar el control de tu tiempo y utilizarlo de forma que te proporcione lo que necesitas, significa que eres alguien productivo.
La técnica se centra en la idea de que trabajar durante largos periodos de tiempo sin descanso no es lo más eficaz. Tu cerebro necesita pausas cortas para concentrarse y llenarse de energía para el siguiente bloque. Estas pausas también te ayudarán a recordar las cosas de forma más eficaz y a reducir el número de posibles errores.
La técnica Pomodoro puede utilizarse de forma individual o en equipo y, a pesar de su rígido conjunto de reglas, puede modificarse ligeramente para encontrar el mejor camino a seguir si experimentas cansancio en un día determinado. También deberías emplear la técnica para ayudar a hacer un seguimiento y registrar datos que puedan ayudarte a ser mucho más productivo en el futuro.
Prueba esto:
1. Concéntrate en escribir una lista de todas las cosas que tienes que hacer y ponlas en orden numérico, siendo el 1 la más importante.
2. Intenta practicar tu primer Pomodoro y evalúa cómo te sientes. ¿Ha potenciado tu productividad? ¿Sientes que tienes más control?
3. Haz una lista de las interrupciones a las que te enfrentas con regularidad y piensa cómo puedes reducir sus efectos o evitarlas por completo.
LLegamos al final del resumen del libro “La técnica Pomodoro", y personalmente es una técnica que me ha permitido elevar de manera drástica mi productividad en cada área que me propongo, y así como este famoso método de gestión del tiempo, ha permitido cambiar la vida de más de 2 millones de personas, tambien lo hará contigo si lo crees y lo pones en marcha, hoy.
Ahora me gustaría que me platicaras en los comentarios de la publicación qué te ha parecido esta técnica que plantea Franceso Cirillo en su libro y cuáles son las que más llamaron tu atención o te dejaron pensando para hoy mismo aplicarlas en tu vida.
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Te quiero mucho, que tengas un día espectacular.
Juan Chirinos.
Pd. Esta es la imagen en sintesis que recibí. Le pertenece al grupo Atico34,2021. Imprímelo, ponlo sonbre tu escritorio y empieza a producir tus mayores metas de tu vida.
Que nada te detenga, ¡vales mucho, ve por ello!